Частина 1 – тут.
Частина 2 – тут.

У двох попередніх постах я написала про те,
як обробляю листи із замовленнями на консультацію.
Сьогодні я розповім про систему контролю в моїй роботі.

Щоб нічого не забути і не втратити, я придумала кілька способів зберігання і обліку інформації. Деякі з них вже хочеться змінити, зробити краще і зручніше, але поки працюю з тим, що є.

*****
По-перше, це зошит, в якому я записую бажаючих отримати консультацію. Саме зошит, а не файл у комп’ютері. Для мене зошит зручніше тим, що в ній можна черкати. У комп’ютері закреслити щось не можна, але можна відразу записати красиво і правильно. Я так і роблю, але не на цьому етапі.

Отже, зошит. У ній я записую такі відомості: прізвище-ім’я, дату готовності гороскопу, суму оплати, факт оплати. Виглядає це, наприклад, так:
Петрова Марія, 1-10 березня 2012, 3000 рублів, сплачено.

Всього чотири стовпці, за допомогою яких я орієнтуюся.

Прізвище-ім’я потрібні мені для того, щоб не втратити дані цієї людини серед великої кількості інших даних. Через деякий час чоловік знову може звернутися до мене, і я на прізвище легко знайду його гороскоп, його дані для складання гороскопу і т.д.

Дата готовності гороскопу – це завжди діапазон, проміжок часу, а не конкретна дата. Так у мене з’являється можливість не панікувати, якщо сталося щось несподіване (я захворіла, приїхали гості, відключили електрику), а гороскоп до обумовленої дати не готовий.

Сума оплати потрібна більше для галочки, ніж для якоїсь справді важливої ​​мети. Для важливої ​​мети я суми розписую в іншому місці, а тут – просто для порядку.

Факт оплати – показник того, чи відбудеться робота з цим гороскопом чи ні. Я працюю тільки за стовідсоткової передоплати, і якщо людина зробила замовлення, але не оплатив його, то робота з цим гороскопом не відбудеться.

*****
Тут, напевно, треба зробити невеличкий відступ від зошита і пояснити, як в ній з’являються записи (тобто як я розподіляю свій час).

Потрібний досвід з’явився, звичайно, не відразу. Але зараз я прийшла до того, що в місяць можу зробити максимум чотири гороскопу. Максимум! Але комфортніше почуваюся при трьох гороскопах на місяць. Три або чотири гороскопу – це залежить від різних зовнішніх і особистих умов, тому про них зараз не говорю.

Якщо я беру чотири гороскопу, то умовно поділяю місяць на чотири тижні. Якщо я беру три гороскопу, то ділю місяць (вже не умовно, а по-справжньому) на три декади.

Коли надходить замовлення, я знаю, скільки гороскопів можу виконати в цьому або наступному місяці, і знаю, скільки вже оплачених гороскопів мені потрібно закінчити. Тому я легко орієнтуюсь, в який термін можу пообіцяти людині проаналізувати його гороскоп. Саме цей проміжок часу я і повідомлю йому в листі, а людина вже буде приймати рішення, влаштовує його такий термін або не влаштовує.

Спочатку все зводилося саме до цього, але потім стало зрозуміло, що я не можу виконати свою обіцянку щодо термінів готовності гороскопу, якщо немає чітких термінів оплати. Припустимо, Петрова Марія записана на 1-10 березня, але оплата від неї надійшла тільки 9 березня. Це означає, що до 9 березня я не знаю, чи буду працювати з її гороскопом, а вже 10 березня повинна відправити їй готовий гороскоп. Це дуже незручно.

Тому я заздалегідь обумовлювати з людиною, бажаючим отримати консультацію, не тільки термін готовності гороскопа (тобто мої зобов’язання), але і термін оплати (тобто зобов’язання цієї людини). Виглядає це приблизно так: «В даний час у мене вільна середина квітня (з 10-го по 20-е число). Цей час може залишитися закріпленим за вами, якщо ви готові оплатити консультацію протягом трьох робочих днів, не рахуючи сьогоднішнього, тобто до <вписати потрібне число> включно ».

Якщо людину все влаштовує, я відправляю йому реквізити, він оплачує, а я строго фіксую цей час для роботи з його гороскопом. Якщо людина говорить, що йому такий варіант оплати не підходить, ми домовляємося про інших термінах (і його оплати, і моєї роботи). Інший варіант: якщо людину все влаштовує, я відправляю йому реквізити, але він НЕ оплачує, то після обумовленого терміну оплати я з чистою совістю записую на його місце іншого (а з людиною, яка з якоїсь причини не встиг оплатити, знаходимо потім нові терміни).

Так у мене є можливість планувати свою роботу, давати обіцянки і виконувати їх. Може бути, це виглядає занадто по-діловому, занадто сухо і конкретно, але на етапі планування такий підхід неминучий, і тільки він (по-моєму) може призвести до гарних результатів, коли кожен, хто звернувся до мене за консультацією, знає, в який термін чекати від мене листи, а я при цьому не працюю в режимі авралу.

*****
По-друге, у мене є ще один зошит. Так, знову зошит. У ній пронумеровані сторінки. Кожній людині, з гороскопом якого я працюю, я відводжу окрему сторінку. На ній я записую його дані: прізвище-ім’я, іншу інформацію для складання гороскопу.

На цій же сторінці роблю ректифікацію: вручну, мені так зручніше. У ректифікації по таттви задіяні арифметичні дії, які в комп’ютері записувати дуже складно, а від руки – кілька хвилин. Паралельно, звичайно, я перевіряю час народження вже по подіях (усно, без записів, хоча і тут іноді доводиться що-небудь відзначити для пам’яті), але математичні викладки все одно фіксую.

Також на цій сторінці я записую електронку людини. На всяк випадок. Мало що: комп’ютер зламався, терміни йдуть, і мені потрібно повідомити про виниклі труднощі. А так я зможу написати з будь-якого комп’ютера: адреса-то в зошити, а не в комп’ютері. На щастя, таких випадків не було, але я все одно перестраховуються.

*****
По-третє, у мене є файл у комп’ютері. У програмі Excel. Він майже цілком дублює зошити. Різниця полягає лише в тому, що в зошитах я роблю робочі записи, можу щось закреслити або змінити, а в комп’ютері всі записи зроблені «на чистовик».

У рядку, відведеної на одну людину, я записую прізвище-ім’я, вид гороскопу, факт оплати, дату оплати, дату відправки готового гороскопу, електронну пошту, тобто майже те ж саме, що і в зошитах, тільки більш конкретно.

Навіщо мені це треба? Спочатку я придумала цей файл для зручності звітів до податкової (я реєструвалася як ІП, бухгалтера у мене не було, доводилося все робити самій), там були важливі дати, квартали, суми. Потім ІП я закрила (не з моїм доходом платити постійно зростаючі податки), тим більше що оплату я зараз приймаю електронними грошима, які податкова вважає за фантики. ІП закрила, а файл залишила, бо звикла до нього.

Основним зручністю цього файлу (і відмінністю від зошитів) є те, що біля кожного прізвища я ставлю номер сторінки із зошита. Припустимо, людина вже колись звертався до мене за консультацією і хоче проконсультуватися повторно (наприклад, спочатку це був повний гороскоп, а зараз – гороскоп на рік). Я відкриваю файл в Excel, через пошук знаходжу прізвище цієї людини і бачу, на якій сторінці зошита я робила йому ректифікацію. Відкриваю зошит, ще раз переглядаю вихідні дані. Мені це необхідно, щоб налаштуватися на роботу, заново побачити гороскоп з урахуванням історії життя цієї людини.

Також за допомогою Excel я бачу, в якому році консультувала цієї людини. В Excel всі записи йдуть в хронології та поділені на роки, тому я легко зорієнтуюся, в якій папці (в якому році) потрібно шукати гороскоп людини в комп’ютері (я вже писала, що всі побудовані гороскопи я зберігаю).

При повторній консультації я знову занесу дані людини в Excel, але вже в цьому році. Тільки вкажу ту сторінку із зошита, яка вже була раніше (адже я консультувала людини, значить, і сторіночка в моєму зошиті у нього вже є). Це дозволить мені надалі побачити, скільки разів я консультувала цієї людини, з яких питань.

Іноді, якщо людина звертається до мене занадто часто по найменших серйозним і несерйозним приводів, я можу відмовити в консультації, щоб людина не потрапляв у залежність від того, «що скажуть зірки», а намагався усвідомити інформацію, вже отриману з побудованого гороскопу.

Також за допомогою цього файлу Excel я можу швидко порахувати свій дохід за якийсь період за допомогою Автосума. Це досить меркантильний момент, але консультації – мій єдине джерело доходу, тому волею-неволею мені доводиться приділяти увагу і таким матеріальним аспектам.

Ось, напевно, і все по моїй системі контролю за консультаціями. Тобто всього я використовую два зошити (або одну відразу з двох сторін) і один файл в Excel. Частково вони дублюють один одного, але лише частково. І кожна з зошитів, і файл несуть своє смислове навантаження, мають свій нюанс використання, тому довгий час я дотримуюся цієї системи. Іноді щось доробляю (по ситуації), але в цілому система залишається незмінною.

Останнє, про що залишається розповісти, це власне консультації. Але про це – наступного разу.